Umstieg von lokaler Dateiablage und IMAP auf Microsoft 365

Ausgangslage

Mitarbeiter speicherten Dateien lokal auf dem eigenen PC oder unstrukturiert auf einem Server, E-Mails liefen über klassisches IMAP. Es gab keinen zentralen Zugriff und keine echte Zusammenarbeit an gemeinsamen Dokumenten, die Postfächer stießen zunehmend an ihre Grenzen.

Lösung

Wir haben das Unternehmen auf Microsoft 365 migriert: persönliche Daten liegen jetzt in OneDrive, mehrere SharePoint-Bibliotheken dienen als gemeinsame Dateiablage für den Austausch im Team. Exchange Online sorgt für zuverlässigen E-Mail-Empfang mit großzügigem Postfachvolumen, dazu persönliche und gemeinsame Kalender für eine saubere Planung. Microsoft Teams bündelt die interne Kommunikation. Für Sicherheit und Nachvollziehbarkeit ergänzten wir Hornetsecurity mit E-Mail-Sicherheit, Berechtigungsüberwachung und einer GoBD-konformen E-Mail-Archivierung.

Ergebnis

• Zentraler, ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dateien
• Gemeinsame Kalender erleichtern die Planung im Team
• Zuverlässiger E-Mail-Empfang mit ausreichend Postfachspeicher
• E-Mail-Sicherheit und GoBD-konforme Archivierung durch Hornetsecurity
• Bessere interne Abstimmung durch Microsoft Teams