GoBD-konforme E-Mail-Archivierung – was Unternehmen wissen müssen

Was die GoBD fordert

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) legen fest, wie Unternehmen elektronische Geschäftsunterlagen aufbewahren müssen. Für E-Mails mit steuerlich relevantem Inhalt gelten dabei vier zentrale Anforderungen: unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und über den gesamten gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum verfügbar – je nach Dokumentart in der Regel sechs oder zehn Jahre.

Warum das normale Postfach nicht ausreicht

• E-Mails lassen sich im normalen Postfach jederzeit löschen oder verändern – das widerspricht der geforderten Unveränderbarkeit
• Mitarbeiter können versehentlich relevante Nachrichten endgültig löschen, auch aus dem Papierkorb
• Ohne strukturierte Ablage ist im Prüfungsfall oft nicht mehr nachvollziehbar, welche E-Mails zu welchem Vorgang gehören
• Microsoft 365 selbst führt standardmäßig keine rechtssichere, langfristige Archivierung durch

Was zu einer rechtssicheren Lösung gehört

Eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung läuft automatisiert im Hintergrund: Relevante E-Mails werden beim Ein- und Ausgang automatisch und unveränderbar gesichert, unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter sie später im Postfach löscht oder verschiebt. Für Microsoft-365-Umgebungen lässt sich das beispielsweise über Hornetsecurity umsetzen, das E-Mail-Sicherheit, Berechtigungsüberwachung und eine GoBD-konforme Archivierung in einer Lösung verbindet.

Praktischer Hinweis

Ob und in welchem Umfang für Ihr Unternehmen konkret eine Aufbewahrungspflicht besteht, hängt vom Einzelfall ab – das sollten Sie mit Ihrem Steuerberater klären. Wir unterstützen Sie im Anschluss dabei, die technische Umsetzung sauber und automatisiert in Ihre Microsoft-365-Umgebung zu integrieren.